Denne artikkelen forklarer hvordan du behandler inngående fakturaer i fakturainnboksen.
I fakturainnboksen mottar man elektroniske fakturaer (via. EHF og skanningtjenesten). Fakturaene matches automatisk med leverandører registrert i Visma.net ERP, denne matchingen skjer ved å sjekke organisasjonsnummer og kontonummer på fakturaen som er mottatt mot det som ligger på leverandørkortet.
Du finner innboksen ved å gå til menyvalget: Leverandørreskontro > Behandling > Fakturainnboks.
Her vil du se tre innboks-statuser som kan filtreres på:
- Ny = Nye inngående fakturaer som er klare for viderebehandling.
- Blokkert = Nye inngående fakturaer som systemet ikke har klart å koble mot en leverandør. Man må eventuelt opprette og knytte leverandøren til fakturaen før viderebehandling.
- Feil = Nye inngående fakturaer som har avvik på fakturabeløp/varelinjer, noe som må rettes opp i før fakturaene kan viderebehandles.
Tips: Markér fakturalinjen og klikk på «Vis detaljer» hvis du ønsker å se nærmere informasjon om fakturaen, samt tilhørende PDF-utskrift.
Hvordan behandle fakturaer med status «Ny»?
Fakturaer med status «Ny» har fått tilknyttet en leverandør og er klare for å viderebehandles i systemet.
Man har følgende behandlingsvalg:
- På vent = Inngående faktura blir opprettet, men satt med dokumentstatus «på vent». Dette gir muligheten til å foreta endringer på fakturaen før den sendes til godkjenning og/eller bokføres.
- Oppdater = Inngående faktura blir opprettet og bokført med en gang. Ingen endringer er mulig.
- Send til Approval = Inngående faktura blir opprettet og sendt til Approval for godkjenning.
- Unnta fra behandling = Inngående faktura blir ikke opprettet og ignoreres fra videre behandling.
Huk av gjeldende fakturaer og klikk på «Behandle» når fakturaer skal behandles.
Hvordan behandle fakturaer med status «Blokkert»?
Som nevnt tidligere, har blokkerte fakturaer ikke klart å finne en tilhørende leverandør. Det kan være på grunn av avvik mellom gammel og ny leverandørinformasjon. Eller at leverandøren rett og slett ikke eksisterer i systemet.
Start med å sjekke om leverandøren finnes i leverandørregisteret. Klikk under kolonnen «Leverandør» for å søke etter firmaet (leverandørens firmanavn ser man under kolonnen «Importert leverandørref»).
Hvis du ikke finner en leverandør å knytte mot fakturaen, kan du opprette et nytt leverandørkort ved å markere gjeldende faktura og klikke på «Opprett leverandør».
Systemet vil ta leverandørinformasjonen fra den elektroniske fakturaen og automatisk fylle ut et nytt leverandørkort. Dobbeltsjekk at alt stemmer og lagre.
Den nye leverandøren vil nå bli tilknyttet fakturaen og systemet vil gjenkjenne denne koblingen til neste gang.
Klikk på lagre-knappen slik at fakturaen endrer status fra «Blokkert» til «Ny».
Følg deretter veiledningen for hvordan man behandler fakturaer med status «Ny» (se ovenfor).
