Før oppstart av Payroll
Payroll gir mange muligheter, men før man går over til dette systemet, er det greit å bemerke seg et par ting. Overgangen til Payroll kan skje via Flyttefabrikken. Her har Visma blant annet laget en liste over hva som blir og ikke blir flyttet. Klikk på linken under for å få oversikten:
Dersom man benytter seg av Visma Lønn fra før, er det mulig å importere ansatte til Payroll enten via Flyttefabrikken, eller ved å eksportere ut ansatte via en XML-fil og kjøre en importveiviser i Payroll. For å kunne importere transaksjoner, kan Payroll importere CSV-filer bygd opp etter Visma Lønn Standard Format.
Det er også viktig og bemerke seg at dersom et firma tidligere har aktivert Visma.net Calendar (Time og/eller Absence) mot et annet lønnssystem, kan firmaet ikke starte opp Visma.net Payroll med samme base. Det er kun firmaer som har benyttet Visma.net Expense som kan migreres med historikk.
Firmaer som tidligere har aktivert Visma.net Calendar (Time og/eller Absence) må enten vente med migrering til det er klart, eller sette opp Payroll gjennom et nytt kundeforhold.
Payroll støtter heller ikke følgende:
– Flere pensjonstilbydere samtidig
– Betaling av terminoppgjør fra Payroll
– Timer ført på prosjekt som ikke skal gå mot lønn
– Ansatte med spesielle trygdeavtaler
– 14-dagers -lønn
– Ansatte med ambulerende virksomhet
– Fri bil utenfor standardregelen
– Ytelser fra det offentlige
– Lønnstrekk for Svalbard
– Kun rapportering av forskuddstrekk
For at prosessen med oppstart av Payroll skal bli så grei som mulig for kunden er vi opptatte av bistå med det som trengs, og gi god opplæring. Opplæringsplanen vår består av følgende punkter:
– Kunden tar grunnleggende kurs i systemet som skal brukes
– Vi viser dem «walk me» løsningen som ligger i systemet
– Deretter legger vi inn data, eller flytter data, sammen med kunden, og vi har en time med spørsmål
– Vi gir kunden tilgang til brukerdokumentasjon
– Vi er med på første lønnskjøring
– Vi er selvfølgelig alltid, både underveis og etter at kunden har kommet i gang, behjelpelige med det som måtte oppstå, og svarer på spørsmål og
henvendelser.
Spørsmål og svar
En ansatt har to fagforeninger, hvordan blir overgangen til Payroll?
– En ansatt kan ha flere enn én fagforening. Påse at begge blir med over, evt. legg inn den ene manuelt. Men, du kan kun ha én fagforening til enhver tid. Du kan altså registrere flere i systemet, men begge kan ikke stå som aktive i samme periode, eks. har du én i juni måned, kan du ikke ha den andre denne måneden.
En ansatt ligger inne med velferdspermisjon uten sluttdato i A07 fra februar, hva må gjøres?
– Er det rapportert permisjon uten sluttdato i siste a-melding fra gammelt system, må man registrere permisjonen på den ansatte i Calendar med samme startdato og permisjonsprosent. Man må også påse også at det blir benyttet korrekt kode ved registrering, i dette tilfellet «velferdspermisjon». Evt. kan man sette en sluttdato i gammelt system, og sende inn a-melding på nytt fra det gamle systemet, for så å sette ny startdato i nytt system. •Det er og viktig at ansatt har samme ansattnr. i nytt system som i gammelt.
Kunden ønsker å endre ansattnummer ved overgang, hva kan gjøres?
– Forutsatt at man her har en importfil som kan importeres, kan man endre denne før overgang, men det er viktig og også sette sluttdato i gammelt system. Dersom det er få ansatte, kan man opprette dem direkte i Payroll, men da må sluttdato innrapporteres i gammelt system.
Kunden benytter Tidsbanken og henter i dag ut fil til Huldt & Lillevik, hva må gjøres og hva kan gjøres?
– Tidsbanken har integrasjon med Visma.net Payroll, slik at man enkelt kan overføre timegrunnlaget/variable lønnstransaksjoner slik som timelønn, overtid, tillegg, sykepenger og andre variabler med bare ett klikk. For mer informasjon, klikk her!
Firmaet ligger i sone 1A, er det noe å tenke på ift. overgangen til Payroll
– Det første man må passe på er å ha riktig sone med riktig aga registrert på selskapet i lønnssystemet. I tillegg må man sjekke om firmaet er innenfor landbruk og fiske, og videre da om firmaet har ambulerende virksomhet (arbeidstakeren utfører hoveddelen av arbeidet i en annen sone enn der virksomheten er registrert, og man ikke har plikt til å registrere en underenhet i denne andre sonen), da Payroll ikke støtter dette. Det er også slik at dersom en ansatt i sone 1A har frikort og rest av fribeløp, må dette registreres manuelt på lønnsarten i nytt system, da dette ikke kan overføres via flyttefabrikken.
Hvilke problemer oppstår hvis integrasjon med On.Prem blir brutt for tidlig?
– Det kan ligge data som ikke er behandlet.
– De blir ikke med over i nytt system.
