Dersom man skal ha dekket utgifter i forbindelse med reise man gjør i jobbsammenheng, må man levere en reiseregning. Dette er ofte et skjema hvor visse ting må fylles ut for at denne skal være gyldig.
Reiseregningen må minst ha følgende innhold:
- Ditt navn, adresse og underskrift
- Dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst for hver yrkes- eller tjenestereise
- Formålet med reisen
- Hvilke arrangement du har deltatt på
Ved krav om diettgodtgjørelse ved overnatting må reiseregningen også inneholde følgende:
- Navn og adresse på overnattingsstedet. Dette gjelder ikke når den ansatte ordner overnatting selv og mottar nattillegg – for eksempel ved privat overnatting. Ved flere overnattingssteder, også dato for overnattingene.
- Type overnatting fordelt på hotell, pensjonat eller privat innkvartering
Ved krav om bilgodtgjørelse må reiseregningen også inneholde:
- Reiserute med angivelse av utgangs- og endepunkt, lokal kjøring på oppdragsstedet og eventuell årsak til omkjøringer. Her må det fremkomme konkret adresse med gatenavn og gatenummer, med mindre det er konkrete kjente steder man enkelt kan finne ut av. For eksempel vil Oslo sentralstasjon eller Oslo rådhus være ok da man ikke kan ta feil her, men Nille eller Kiwi i Oslo vil ikke være ok, ettersom det er flere av disse i Oslo.
- Totalt kjørt distanse, for eksempel beregnet på grunnlag av bilens kilometerteller ved begynnelse og slutt av hver tjenestereise, GPS-basert elektronisk kjørebok eller nettbasert kartprogram
- Navn på passasjerer det kreves passasjertillegg for
Ved refusjoner må reiseregningen også inneholde:
- Kvitteringer for alle kostnader (for eksempel fly, drosje og overnatting). Her må det fremkomme av kvitteringen hva det kreves refusjon for, derfor vil bankterminalkvitteringer ikke være nok. Ved drosje må det også fremkomme reiserute på samme måte som ved bilgodtgjørelse.
Enkelte småutgifter som bompenger, parkeringsavgifter og lignende kan påføres uten at det kreves kvittering.
Du kan lese mer om kjøregodtgjørelse her, og diettgodtgjørelse her.
