Expense

Spørsmål og svar

Expense har vært benyttet integrert mot Visma Lønn, hva må gjøres før og under oppsett?

•Denne integrasjonen må avsluttes korrekt før Visma.net Payroll settes opp. Integrasjonen kan kobles fra per firma etter hvert som de går over til Payroll i Visma.net under “Settings | Integrerte bedrifter”. 

•Før oppstart bør/må firmaet enten ha godkjent alle reiseregninger som ligger i Expense (godkjenne i Approval) og utbetale i Visma Lønn,  eller slette påbegynte reiseregninger og lese inn allerede godkjente dokumenter i benyttet lønnssystem for utbetaling.

•Alt må være avsluttet i Expense! Alt må være godkjent i Approval! Alt må være utbetalt i Visma Lønn.

•Man må også fjerne brukerrollene Expense Regular User” og “Expense Approver” på brukere i Admin for å forhindre brukere i å få tilgang til å opprette nye reiseregninger før nytt oppsett mot Visma.net Payroll er fullført. 

•I tillegg må man sørge for at ansatte man ikke ønsker skal fremkomme i Visma.net Payroll står som “Inaktive” i Visma.net Expense, ved å registrere inn sluttdato på ansatte i Visma Lønn. De vil da ikke fremkomme i Visma.net Payroll når dette aktiveres. 

•Man må så slette kobling for firmaet mellom firma i lønnssystem og firma i Visma.net under “Settings | Integrerte bedrifter”, samt slette kobling for brukere mellom bruker i lønnssystem og bruker i Visma.net under “Settings | Integrasjonsbrukere”. Når du sletter integrasjonsbruker vil du senere kunne velge «Lag bruker» i Employees slik at rollene settes automatisk, noe som anbefales for mindre firmaer. For større firmaer med mange ansatte kan det være enklere å sette rollene manuelt i Admin ved å lage brukergruppe med brukerroller. I disse tilfellene skal du ikke fjerne kobling til integrasjonsbrukere. Til slutt må man slå av de tjenester som er aktivert for firmaet i Visma.net Admin knyttet til Visma.net Expense, f.eks. Visma.net Expense og Visma.net Approval. Slettingen og deaktiveringen skal i alle tilfeller være gjort når det trykkes på «Flytteknappen» i Visma Lønn, men det er lurt å kontrollere.

Transaksjonen fra Expense har feil kostnadsbærer, hvordan retter man dette?
– For å korrigere feilen som har skjedd, så har man to muligheter:
•Man kan punche lønnsarten/e med feil kostnadsbærer i minus, og legge inn de riktige med pluss manuelt. 
•Eller så kan man korrigere i Expense, og legge riktig kostnadsbærer på transaksjonen/e der. Ulempe med dette er at man må bekrefte/godkjenne
denne/disse til en ny dag. Dette kan bli rart dersom en Expense-bruker har godkjent transaksjoner til for eksempel siste dato i mars, og vi ser det for
sent. Da må man godkjenner og bekrefte til og med 1. april, men der kan det være brukeren ikke har bekreftet noe enda. 
Tidshorisonten er derfor viktig ift. Hvilket av disse alternativene man skal velge her. Dersom den ansatte skal legge inn riktig kostnadsbærer er det denne personen som ikke har gjort jobben sin, men dersom det er arbeidsgiver/den som har ansvar for lønnen som kan endre kostnadsbærer er det denne personen sin oppgave å passe på at riktig kostnadsbærer er registrert på den ansatte, slik at dette kommer opp ved registrering av reiseregninger. 

Man ønsker å utsette f.eks. pga. manglende funksjon; man ønsker å fortsette med Expense integrasjon, hvordan blir dette?
– Dersom firmaet benytter tjenesten Visma.net Expense knyttet til lønnssystemene Visma Lønn eller Huldt & Lillevik, så må denne integrasjonen avsluttes korrekt før Visma.net Payroll settes opp. Fra versjon 5.21.4 / 5.22.1 (2874) av Huldt & Lillevik (utgitt desember 2021) kobles integrasjonen automatisk fra firma for firma når man går gjennom bestillingsrutinen med knappen “Flytt til Payroll”. Når siste firma med integrasjon på kundeforholdet er koblet fra, deaktiveres også selve integrasjonen for kundeforholdet. For Visma Lønn kan integrasjonen kobles fra per firma etter hvert som de går over til Payroll i Visma.net under “Settings | Integrerte bedrifter”.